Ein mittelständisches Unternehmen mit aktivem Ausschreibungsgeschäft sichtet im Jahr zwischen 200 und 800 Ausschreibungen. Davon werden – je nach Branche und Kapazität – 30 bis 100 tatsächlich kalkuliert. Den Zuschlag erhält das Unternehmen bei 10 bis 25 Prozent der abgegebenen Angebote. Das bedeutet: Für jedes gewonnene Projekt werden drei bis neun Angebote erstellt, die keinen Ertrag bringen. Und bei jeder kalkulierten Ausschreibung stellt sich im Nachhinein die Frage, ob die Zeit nicht besser in ein anderes Projekt investiert gewesen wäre. Der Schlüssel zur Verbesserung liegt nicht darin, mehr zu kalkulieren, sondern besser zu filtern. Tender Screening – also die systematische Vorprüfung, bevor die Kalkulation beginnt – ist der effektivste Hebel für eine bessere Angebotskalkulation. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ihren Screening-Prozess strukturieren und welche fünf Fragen dabei den größten Unterschied machen.
Der Zeitfresser: Warum so viel Kalkulationsaufwand verpufft
In vielen Unternehmen fehlt ein formalisierter Screening-Prozess. Ausschreibungen werden gesichtet, und die Entscheidung, ob kalkuliert wird, fällt schnell – oft basierend auf dem Bauchgefühl des Vertriebs oder der Geschäftsführung. 'Das passt zu uns', 'Den Auftraggeber kennen wir', 'Das Volumen stimmt' – solche Einschätzungen sind nicht falsch, aber sie sind unvollständig. Was dabei regelmäßig übersehen wird: die vertraglichen Rahmenbedingungen, die Terminvorgaben im Verhältnis zur aktuellen Auslastung, die technische Komplexität im Detail, die strategische Passung über den Einzelauftrag hinaus. Das Ergebnis ist eine Angebotskalkulation, die effizienter sein könnte – nicht durch schnelleres Kalkulieren, sondern durch klügeres Filtern. Branchenstudien zeigen, dass Unternehmen mit strukturiertem Screening ihre Kalkulationseffizienz um 30-40 % verbessern können – bei gleichbleibender oder sogar steigender Zuschlagsquote. Der Grund ist einfach: Wer nur die passenden Projekte kalkuliert, kalkuliert besser, weil mehr Zeit und Aufmerksamkeit pro Angebot zur Verfügung stehen.
Screening vs. Vollkalkulation: Warum die Reihenfolge entscheidet
Screening und Kalkulation verfolgen unterschiedliche Ziele und erfordern unterschiedliche Ressourcen. Das Screening beantwortet eine einzige Frage: Sollen wir dieses Projekt kalkulieren? Die Kalkulation beantwortet eine andere Frage: Zu welchem Preis können wir dieses Projekt anbieten? Das Problem entsteht, wenn diese beiden Schritte vermischt werden. Sobald ein Kalkulator beginnt, Mengen zu prüfen und Preise zu ermitteln, entsteht eine Investition an Zeit und Aufmerksamkeit, die nur ungern abgeschrieben wird. Der sogenannte Sunk-Cost-Bias führt dazu, dass Angebote abgegeben werden, obwohl die Risikobewertung eigentlich dagegen spricht. Ein sauberer Screening-Prozess dauert zwischen 15 Minuten und 2 Stunden – abhängig von der Komplexität der Ausschreibung. Eine vollständige Kalkulation dauert zwischen einem und mehreren Arbeitstagen. Das Verhältnis macht deutlich: Screening ist die effizienteste Phase im gesamten Angebotsprozess. Jede Stunde, die in besseres Screening investiert wird, spart potenziell Tage an Kalkulationsarbeit. Mehr zum strukturierten Bewertungsprozess finden Sie in unserem Artikel unter /de/blog/ausschreibung-risikobewertung-systematisch.
5 Screening-Fragen, die jedes Team vor der Kalkulation stellen sollte
Frage 1: Passt die Ausschreibung zu unserer strategischen Ausrichtung? Nicht jedes Projekt, das ein Unternehmen technisch abwickeln kann, sollte es auch annehmen. Stärkt das Projekt die gewünschte Marktposition? Baut es Referenzen in einem strategisch wichtigen Bereich auf? Oder bindet es Kapazitäten in einem Segment, das eigentlich nicht mehr im Fokus steht? Frage 2: Sind die Vertragsbedingungen akzeptabel? Prüfen Sie die wesentlichen vertraglichen Rahmenbedingungen, bevor Sie in die technische Detailprüfung einsteigen. Vertragsstrafen, Nachtragsregelungen, Gewährleistungsfristen, Preisgleitklauseln – gibt es Deal-Breaker? Für VOB-basierte Ausschreibungen finden Sie eine detaillierte Prüfcheckliste unter /de/blog/vob-ausschreibung-risiken-erkennen. Frage 3: Sind die Terminvorgaben mit unserer aktuellen Kapazität vereinbar? Eine realistische Einschätzung der verfügbaren Kapazitäten im geplanten Ausführungszeitraum ist entscheidend. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur eigene Ressourcen, sondern auch die Verfügbarkeit von Nachunternehmern und Lieferanten. Frage 4: Ist die erreichbare Marge im Verhältnis zum Risiko attraktiv? Eine grobe Margenabschätzung auf Basis vergleichbarer Projekte – noch ohne Detailkalkulation – gibt einen ersten Indikator. Setzen Sie diese Einschätzung ins Verhältnis zu den identifizierten Risiken: Rechtfertigt die erwartbare Marge den Aufwand und das Risiko? Frage 5: Haben wir einen erkennbaren Wettbewerbsvorteil? Ein Angebot ohne erkennbaren Wettbewerbsvorteil – sei es Preis, Erfahrung, Referenzen, Nähe zum Projekt oder Beziehung zum Auftraggeber – hat eine geringe Zuschlagswahrscheinlichkeit. Investieren Sie Ihre Kalkulationskapazität in Projekte, bei denen Sie realistische Chancen haben. Diese fünf Fragen decken die wesentlichen Dimensionen unserer 5-Linsen-Analyse ab, die wir unter /de/blog/fuenf-linsen-analyse-ausschreibungen im Detail beschreiben.
Wie KI-basiertes Screening in der Praxis funktioniert
KI-gestütztes Tender Screening automatisiert die zeitaufwändigsten Teile des Screening-Prozesses – insbesondere die Analyse der Vertragsbedingungen und die Identifikation von Risikoindikatoren in den Ausschreibungsunterlagen. Der Prozess funktioniert in drei Schritten: Erstens werden die Ausschreibungsunterlagen – Leistungsverzeichnis, Vertragsbedingungen, technische Spezifikationen – erfasst und strukturiert analysiert. Dabei werden verschiedene Dokumentformate verarbeitet, einschließlich GAEB-Dateien, die im Bauwesen Standard sind. Mehr zu GAEB-Formaten finden Sie unter /de/blog/gaeb-dateien-verstehen-leitfaden. Zweitens gleicht die KI die identifizierten Informationen gegen bekannte Risikomuster ab: Abweichungen von Standardvertragsbedingungen, unübliche Klauseln, fehlende Regelungen, unrealistische Vorgaben. Drittens wird eine strukturierte Risikoübersicht erstellt, die die Ergebnisse entlang der vier Risikodimensionen – strategisch, finanziell, operativ, vertraglich – aufbereitet. Die Angebotskalkulation wird so effizienter, weil das Team seine Energie auf die Projekte konzentriert, die durch das Screening als geeignet identifiziert wurden. Unser Analyse-Tool unter /de/kostenlose-analyse bietet diesen Screening-Prozess kostenlos für Ihre erste Ausschreibung an.
Praxisbeispiel: Screening spart 120 Kalkulationsstunden
Stellen Sie sich ein mittelständisches Tiefbauunternehmen vor, das pro Quartal etwa 60 Ausschreibungen sichtet und davon 20 kalkuliert. Pro Kalkulation investiert das Team durchschnittlich 30 Stunden. Das ergibt 600 Kalkulationsstunden pro Quartal, von denen bei einer Zuschlagsquote von 20 % nur 120 Stunden zu einem Projekt führen. Nach Einführung eines strukturierten Screening-Prozesses mit den oben beschriebenen fünf Fragen ändert sich das Bild: Von den 60 gesichteten Ausschreibungen werden nur noch 14 kalkuliert – aber die Zuschlagsquote steigt auf 35 %, weil die Auswahl besser passt. Das Ergebnis: 420 statt 600 Kalkulationsstunden pro Quartal bei gleicher Anzahl gewonnener Projekte. Die eingesparten 180 Stunden – oder umgerechnet etwa vier Vollzeitwochen – stehen für bessere Kalkulation der verbleibenden Projekte oder für andere wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung. Der Screening-Aufwand? Etwa 60 Stunden pro Quartal für die systematische Vorprüfung aller 60 Ausschreibungen. Netto-Einsparung: 120 Stunden pro Quartal. Dieses Szenario ist konservativ gerechnet. Unternehmen, die zusätzlich KI-gestütztes Screening einsetzen, reduzieren den Screening-Aufwand weiter, weil die automatisierte Voranalyse einen Großteil der manuellen Dokumentenprüfung ersetzt.
Häufige Fragen zum Tender Screening
Besteht nicht die Gefahr, dass gute Projekte durch das Screening fallen? Diese Sorge ist verständlich, aber in der Praxis unbegründet – vorausgesetzt, das Screening basiert auf klaren, nachvollziehbaren Kriterien. Strukturiertes Screening ersetzt keine inhaltliche Bewertung, sondern stellt sicher, dass die richtigen Fragen gestellt werden. Projekte fallen nicht durch willkürliche Filter, sondern durch fundierte Bewertung gegen definierte Kriterien. Wenn ein Projekt bei der strategischen Passung, den Vertragsbedingungen und der Kapazitätsverfügbarkeit negativ bewertet wird, ist das keine Fehlentscheidung des Filters, sondern eine korrekte Einschätzung. Wie etabliert man einen Screening-Prozess im Team? Der wichtigste Schritt ist die Einführung einer verbindlichen Go/No-Go-Entscheidung vor der Kalkulation. Definieren Sie die fünf Screening-Fragen als Pflichtfelder, die dokumentiert beantwortet werden müssen, bevor Kalkulationsressourcen freigegeben werden. Mehr zur Go/No-Go-Methodik unter /de/go-no-go-ausschreibung. In den ersten Wochen wird das als zusätzlicher Aufwand empfunden – nach wenigen Monaten wird es zur Routine, deren Nutzen im Team anerkannt ist. Welche Ausschreibungen brauchen kein ausführliches Screening? Wiederkehrende Rahmenvertragsausschreibungen bei bekannten Auftraggebern mit standardisierten Vertragsbedingungen können ein verkürztes Screening durchlaufen. Aber auch hier sollte zumindest die Kapazitätsfrage und eine Vertragsbedingungsprüfung auf Veränderungen zum Vorjahr stattfinden. Komplett auf Screening zu verzichten, ist auch bei vermeintlich bekannten Ausschreibungen riskant.
Fazit
Die Verbesserung der Trefferquote bei Ausschreibungen beginnt nicht mit besserer Kalkulation, sondern mit besserem Screening. Fünf strukturierte Fragen, konsequent angewendet, trennen die passenden Projekte von denen, die nur auf den ersten Blick attraktiv wirken. Das Ergebnis: weniger Kalkulationsaufwand, eine höhere Zuschlagsquote und mehr Zeit für die Projekte, die wirklich zum Unternehmen passen. KI-gestützte Werkzeuge machen diesen Prozess zusätzlich schneller und konsistenter – aber der entscheidende Faktor ist die Disziplin, vor der Kalkulation systematisch zu bewerten.