Den Vergabevermerk strukturiert erstellen und dokumentieren
Der Vergabevermerk ist die fortlaufende Dokumentation eines Vergabeverfahrens: Er hält fest, welche Entscheidungen wann und aus welchen Gründen getroffen wurden. Er ist im Vergaberecht verankert und macht das Verfahren für Dritte nachvollziehbar. Viele Vergabestellen führen ihn erst am Ende zusammen — dann fehlen oft Zwischenschritte und Begründungen.
Stand: 2026-07 · Konzept, in Validierung
Prüfpunkte in der Wertungsphase
- Verfahrensart und deren Begründung festgehalten
- Alle Verfahrensschritte mit Datum dokumentiert
- Eignungs- und Wertungsentscheidungen mit Begründung
- Kommunikation mit Bietern (Fragen, Nachforderungen, Aufklärung) erfasst
- Ausschlüsse und deren Gründe nachvollziehbar beschrieben
- Zuschlagsentscheidung mit Bezug zu den bekannt gemachten Kriterien
Was häufig übersehen wird
- Vermerk erst nach Zuschlag rückwirkend zusammengestellt
- Entscheidungen ohne dokumentierte Begründung
- Zwischenschritte (Nachforderung, Aufklärung) fehlen im Vermerk
- Begründungen, die sich nicht auf die bekannt gemachten Kriterien beziehen
- Uneinheitliche Dokumentation über mehrere Bearbeitende hinweg
Vergabevermerk erstellen — in der Wertungsphase
- zuschlagr ist so konzipiert, dass Wertungsschritte fortlaufend dokumentiert werden — nicht erst am Ende
- Soll Entscheidungen mit Datum, Bearbeitendem und Begründung strukturiert erfassen
- Soll eine Vermerk-Gliederung entlang der Verfahrensschritte vorbereiten
- Die inhaltliche Bewertung und der finale Vermerk bleiben bei Ihrer Vergabestelle
Häufige Fragen
Was ist ein Vergabevermerk?
Der Vergabevermerk ist die schriftliche Dokumentation eines Vergabeverfahrens. Er hält die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Entscheidungen und deren Begründungen fest, damit das Verfahren für Dritte nachvollziehbar ist. Er ist im Vergaberecht verankert und wird von der Vergabestelle geführt.
Wann sollte der Vergabevermerk erstellt werden?
Üblich ist eine fortlaufende Dokumentation: Jeder wesentliche Schritt wird zeitnah festgehalten, von der Wahl der Verfahrensart bis zur Zuschlagsentscheidung. Wer den Vermerk erst am Ende zusammenstellt, riskiert Lücken bei Zwischenschritten und Begründungen.
Erstellt zuschlagr den Vergabevermerk automatisch?
Nein. zuschlagr ist als Unterstützung konzipiert: Es soll Wertungsschritte strukturiert erfassen und eine Gliederung vorbereiten. Die Begründungen und der finale Vermerk kommen von Ihrer Vergabestelle — die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Ist zuschlagr bereits verfügbar?
zuschlagr ist ein Konzept in Validierung. Wir suchen Pilot-Vergabestellen, die die strukturierte Angebotswertung mitgestalten — Pilot-Interesse unter blackswanai.de/de/pilot-interesse.
Diese Seite fasst typische Prüfpunkte für die Wertung eingehender Angebote zusammen. zuschlagr ist ein Konzept in Validierung und soll die Wertung strukturieren und dokumentieren — die fachliche und rechtliche Bewertung sowie jede Entscheidung bleiben bei Ihrer Vergabestelle.