Angebote werten · Auftraggeberseite · MVP
Angebote werten — strukturiert und nachvollziehbar.
Eingehende Angebote prüfen, bewerten und die Entscheidung dokumentieren: die Phase WERTEN im Vergabezyklus. prüfr ist unser Produkt für diese Phase — MVP, offen für erste Pilot- und Designpartner. Die Zuschlagsentscheidung liegt beim Auftraggeber.
Nach der Angebotsöffnung beginnt die Phase, in der Vergabeverfahren gewonnen oder belastet werden: Eignung prüfen, Angebote nach den bekannt gemachten Kriterien bewerten, Auffälligkeiten aufklären — und jeden Schritt so dokumentieren, dass er im Vergabevermerk nachvollziehbar ist. Die folgenden Themen bündeln typische Prüfpunkte und Schwachstellen dieser Wertungsphase. Die fachliche und rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.
Vergabevermerk erstellen
Der Vergabevermerk ist die fortlaufende Dokumentation eines Vergabeverfahrens: Er hält fest, welche Entscheidungen wann und aus welchen Gründen getroffen wurden. Er ist im Vergaberecht verankert und macht das Verfahren für Dritte nachvollziehbar. Viele Vergabestellen führen ihn erst am Ende zusammen — dann fehlen oft Zwischenschritte und Begründungen.
Wertungsmatrix aufbauen
Eine Wertungsmatrix bildet die bekannt gemachten Zuschlagskriterien, ihre Gewichtung und die Punktvergabe in einer nachvollziehbaren Struktur ab. Sie macht sichtbar, wie aus Einzelbewertungen das Wertungsergebnis entsteht. Entscheidend ist, dass die Matrix vor Angebotsöffnung feststeht und exakt zu den bekannt gemachten Kriterien passt.
Eignungsprüfung strukturieren
Die Eignungsprüfung klärt, ob ein Bieter fachkundig und leistungsfähig ist — bevor sein Angebot inhaltlich gewertet wird. Sie ist von der Angebotswertung getrennt: Erst wird die Eignung geprüft, dann das Angebot bewertet. Eine klare Struktur je Bieter und je Nachweis macht die Prüfung nachvollziehbar und vermeidet die Vermischung beider Stufen.
Zuschlagskriterien gewichten
Zuschlagskriterien legen fest, wonach das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wird — der Angebotsbetrag allein oder eine Kombination aus Betrag und qualitativen Kriterien. Ihre Gewichtung entscheidet, wie stark jedes Kriterium in das Ergebnis einfließt. Kriterien und Gewichtungen werden vor der Ausschreibung festgelegt und bekannt gemacht; in der Wertung dürfen sie nicht mehr verändert werden.
Angebotswertung dokumentieren
Eine nachvollziehbare Wertungsdokumentation zeigt für jedes Angebot, wie viele Punkte es je Kriterium erhalten hat und warum. Sie ist die Grundlage des Vergabevermerks und der Information unterlegener Bieter. Wer nur Endergebnisse notiert, kann die Wertung später nicht mehr begründen.
Preis-Leistungs-Verhältnis bewerten
Das wirtschaftlichste Angebot ist das mit dem besten Verhältnis von Preis und Leistung — nicht zwingend das mit dem niedrigsten Betrag. Dafür werden Preis und qualitative Kriterien nach der bekannt gemachten Gewichtung zusammengeführt. Entscheidend ist eine vorab definierte Methode, wie Preise in Punkte umgerechnet und mit Qualitätspunkten verrechnet werden.
Nachforderung von Unterlagen
Fehlen in einem Angebot geforderte Nachweise oder Erklärungen, sehen die Vergaberegeln die Möglichkeit vor, Unterlagen nachzufordern, statt das Angebot sofort auszuschließen. Entscheidend ist ein einheitliches, dokumentiertes Vorgehen: gleiche Maßstäbe für alle Bieter, klare Fristen, festgehaltene Ergebnisse.
Aufklärungsgespräche mit Bietern
Ein Aufklärungsgespräch dient dazu, Unklarheiten in einem Angebot zu klären — etwa zu technischen Ansätzen, zur Kalkulation oder zur geplanten Ausführung. Es ist von einer Verhandlung zu unterscheiden: Das Angebot selbst wird dabei nicht verändert. Gute Vorbereitung heißt, die offenen Punkte vorab präzise zu benennen und das Gespräch vollständig zu dokumentieren.
Ungewöhnlich niedrige Angebote
Ein ungewöhnlich niedriges Angebot liegt deutlich unter den übrigen Angeboten oder unter der eigenen Kostenschätzung. Die Vergaberegeln sehen vor, dass ein solches Angebot vor dem Zuschlag aufgeklärt wird — der Bieter erhält Gelegenheit, seine Kalkulation zu erläutern. Ein pauschaler Ausschluss allein wegen des niedrigen Betrags ist im Vergaberecht nicht angelegt.
prüfr mitgestalten
prüfr ist ein MVP — offen für erste Pilot- und Designpartner. Wir suchen Vergabestellen, die die strukturierte Angebotswertung mitgestalten.
KI strukturiert. Mensch entscheidet.