Viele Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in Ausschreibungen – und gehen dennoch regelmäßig leer aus. Die Gründe dafür sind selten mangelnde Kompetenz. Häufiger liegen sie in vermeidbaren Prozessfehlern, fehlender Priorisierung oder einer unzureichenden Vorbereitung. Dieser Artikel beleuchtet die häufigsten Ursachen für gescheiterte Ausschreibungsteilnahmen.
Fehlende Priorisierung bei der Auswahl
Ein häufiger Fehler ist, an zu vielen Ausschreibungen gleichzeitig teilzunehmen. Ohne klare Auswahlkriterien werden Ressourcen dünn verteilt, und die Qualität der einzelnen Angebote leidet. Erfolgreiche Teams setzen auf einen strukturierten Go/No-Go-Prozess, der frühzeitig klärt, welche Ausschreibungen die höchsten Erfolgsaussichten bieten.
Unvollständige Analyse der Anforderungen
Wenn Ausschreibungsunterlagen nur oberflächlich gelesen werden, entstehen Lücken im Verständnis. Implizite Anforderungen werden übersehen, Widersprüche in den Unterlagen nicht erkannt, und das Angebot adressiert die eigentlichen Bedürfnisse des Auftraggebers nicht vollständig. Eine strukturierte Analysemethodik kann hier Abhilfe schaffen.
Mangelnde Differenzierung im Angebot
Viele Angebote lesen sich austauschbar. Sie beschreiben, was das Unternehmen kann, aber nicht, warum es für genau diese Ausschreibung die beste Wahl ist. Auftraggeber erwarten konkrete Bezüge zu ihren Anforderungen, nicht generische Leistungsbeschreibungen.
Zeitdruck und Qualitätsverlust
Zu spätes Erkennen relevanter Ausschreibungen oder ineffiziente interne Prozesse führen dazu, dass am Ende die Zeit fehlt. Das Ergebnis: hastig zusammengestellte Unterlagen, fehlende Referenzen und ungeprüfte Kalkulationen. Gutes Ausschreibungsmanagement beginnt mit der frühzeitigen Identifikation und systematischen Bearbeitung.
Fehlende Nachbereitung und Lernprozesse
Die wenigsten Unternehmen analysieren systematisch, warum sie Ausschreibungen gewonnen oder verloren haben. Ohne diese Rückkopplung wiederholen sich dieselben Fehler. Ein einfacher Prozess der Nachbereitung – inklusive Absagegründen und interner Reflexion – kann die Erfolgsquote nachhaltig verbessern.
Fazit
Ausschreibungen scheitern selten an fehlendem Know-how. Sie scheitern an Prozessdefiziten, die sich mit strukturiertem Vorgehen und den richtigen Werkzeugen beheben lassen. Der erste Schritt ist, die eigenen Schwachstellen ehrlich zu analysieren und systematisch anzugehen.