Die Analyse von Ausschreibungsunterlagen ist die Grundlage für jede erfolgreiche Angebotsteilnahme. Dennoch wird dieser Schritt in vielen Unternehmen eher intuitiv als systematisch durchgeführt. Dieser Leitfaden zeigt, wie eine strukturierte Analyse aussehen kann und warum sie zu besseren Ergebnissen führt.
Schritt 1: Überblick verschaffen
Bevor Sie ins Detail gehen, verschaffen Sie sich einen Überblick über den Umfang der Ausschreibung. Welche Dokumente gehören dazu? Was sind die zentralen Leistungsbereiche? Welche Fristen gelten? Ein schneller erster Durchgang hilft, den Aufwand realistisch einzuschätzen und die weitere Bearbeitung zu planen.
Schritt 2: Anforderungen kategorisieren
Gliedern Sie die Anforderungen nach Kategorien: technische Anforderungen, kommerzielle Bedingungen, formale Vorgaben und rechtliche Rahmenbedingungen. Diese Strukturierung erleichtert die spätere Bearbeitung und stellt sicher, dass keine Kategorie vergessen wird.
Schritt 3: Risiken und Unklarheiten identifizieren
Markieren Sie alles, was unklar, widersprüchlich oder riskant erscheint. Jede Unklarheit ist eine potenzielle Fehlerquelle. Sammeln Sie diese Punkte systematisch, um daraus Klärungsfragen an den Auftraggeber abzuleiten oder interne Annahmen zu dokumentieren.
Schritt 4: Mehrperspektiven-Analyse durchführen
Betrachten Sie die Ausschreibung aus verschiedenen Blickwinkeln: Wie sieht der Fachbereich die Anforderungen? Was sagt die Kalkulation? Gibt es rechtliche Bedenken? Diese Mehrperspektiven-Analyse stellt sicher, dass die Bewertung nicht einseitig ausfällt.
Schritt 5: Ergebnisse zusammenfassen und bewerten
Fassen Sie Ihre Analyseergebnisse in einer strukturierten Übersicht zusammen. Diese Zusammenfassung dient als Entscheidungsgrundlage für das Go/No-Go und als Briefing für das Angebotsteam. Sie sollte die wichtigsten Anforderungen, identifizierte Risiken, offene Fragen und eine Ersteinschätzung enthalten.
Werkzeuge und Hilfsmittel
Die strukturierte Analyse lässt sich durch geeignete Werkzeuge unterstützen: von einfachen Checklisten über spezialisierte Software bis hin zu KI-gestützten Analysetools, die Dokumente automatisch kategorisieren und auf Risiken prüfen. Wichtig ist, dass das gewählte Werkzeug zum bestehenden Prozess passt und konsequent genutzt wird.
Fazit
Strukturierte Ausschreibungsanalyse ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für Teams, die ihre Erfolgsquote verbessern wollen. Sie kostet zwar initial etwas mehr Zeit, spart aber vielfach bei der Angebotserstellung und reduziert das Risiko von Fehlkalkulationen und übersehenen Anforderungen.